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Wie gehen Sie mit Ihren Belegen um? Was müssen Sie für die Steuererklärung tun? Welche Regelungen gelten für Aufbewahrungsfristen? Hier finden Sie viel Wissenswertes. Fragen Sie uns auch gern, wenn wir Ihnen persönlich weiterhelfen können.

Checkliste Einkommensteuer

Diese Mindestangaben und Unterlagen benötigen wir zur Erstellung Ihrer Einkommensteuererklärung.

  1. Lohnsteuerkarte d. Antragjahres
  2. Steuerbescheid über d. letzte durchgeführte Besteuerung
  3. Unterlagen über weitere Einkünfte (z.B. Zinseinnahmen aus (Bau-)Sparguthaben mit/ohne Steuerbescheinigung, Rentenbescheid)
  4. Bestätigung d. Sozialversicherungsträger über evtl. erbrachte Leistungen
  5. Kinder (auch solche, d. nicht im eigenen Haushalt leben)
    Name u. Geburtsdatum
    Bescheinigung d. Lehrherrn, Schule, Universität bei Berufsausbildung
    Bescheinigung d. Einkünfte/Bezüge (Lohnsteuerkarte, BAföG etc.)
    Bescheinigung d. Meldebehörde über Zuordnung d. Kinder
    Nachweis d. Unterhaltsleistungen (ggf. Anlage K ausfüllen)
  6. Schwer(kriegs-)beschädigtenausweis, Schwerbehindertenausweis, Rentenbescheid, Bescheinigung d. Versorgungsamtes f. Körperbehinderte u. Hinterbliebene (auch f. körperbehinderte Kinder u. Gatten)
  7. Bei Wohneigentum:
    Kaufvertrag, Belege Herstellungs- u. Nebenkosten (Notar etc.)
    Einzugsnachweis (Meldebescheinigung)
    Schuldzinsen, Disagio (Jahreskontoauszug) sowie anderer Hauskosten
  1. Fahrten zwischen Wohnung u. Arbeitsstätte
  2. Beiträge zu Berufsverbänden (Gewerkschaften u.ä.)
  3. Arbeitsmittel u. -zimmertypische Berufsbekleidung u. Arbeitsschuhe sowie deren Unterhalt/Pflegesonstige Arbeitsmittel wie Werkzeuge u.ä.Kosten eines berufsbedingten Arbeitszimmers oder dessen Einrichtung, d. eindeutig u. ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Skizze über Lage u. Einrichtung des Arbeitszimmers beifügen u. Größe d. Wohnung angeben
  4. Bewerbungs- u. FortbildungskostenNachweise über Aufwendungen für Bewerbungen (Inserate, Fahrkarten, Fotokopien etc.)Fachbücher u. -zeitschriftenBerufsfortbildung (Kursgebühren, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Zimmermiete am Bildungsort) Hierbei sind Erstattungen d. Arbeitgeber abzuziehen.Kosten abgelegter Meisterprüfung; ggf. Bescheid d. Arbeitsamtes über öffentlichen Zuschuß zu dieser Maßnahme beifügenberufliche u. fachwissenschaftliche Tagungen, Programm d. Veranstaltung beifügen
  5. Reise-, Verpflegungs- u. Übernachtungskosten sowie doppelte Haushaltsführungberufsbedingte Übernachtungskosten, die der Arbeitgeber nicht erstattet und an denen er sich auch nicht beteiligt hatBescheinigung d. Arbeitgebers bei mehr als 6-stündiger bzw. 12-stündiger Abwesenheit von d. Wohnung als Nachweis für Verpflegungsaufwand (Einsatzwechsel-, Fahrtätigkeit bei Dienstreisen oder -gängenBescheinigung d. Arbeitgebers über Anzahl d. Reisetage und Höhe d. von ihm gezahlten Zuschusses oder d. Auslösung bei Dienstreisen (bei Stadtreisenden in Großstädten, Vertretern, Monteuren, Bauarbeitern, Verkaufsfahrern u.ä.)Arbeitgeberbescheinigung über steuerfrei gezahlte Auslösung, Fahrtkosten, Wegegelder u. Verpflegungszuschüsse bei Fahr- und Einsatzwechseltätigkeitbei doppelter Haushaltführung: Zimmermiete
  6. Bei Berufskraftfahrern, Handelsvertretern u. ähnlichen BerufenFührerscheinkosten (falls Voraussetzung für Berufsausübung)Rechtsschutz-, Haftpflicht- u. Unfallversicherungen, d. im Zusammenhang mit d. Berufsausübung stehenentrichtete Beiträge zu einer Kraftfahrtvereinigung (falls Fahrzeug aus beruflichen Grüden gehalten wird), welche ausschließlich berufliche Risiken abdeckt
  7. beruflich veranlasste Umzugskosten (bei Versetzung, Wechsel d. Arbeitgebers, Berufswechsel). Innerhalb der Gemeinde nur , falls Dienst- oder Werkswohnung gekündigt worden ist.
  8. Telefonkosten u. Anteilangabe d. berufsbedingten Telefonkosten
  9. Arbeitsgerichtprozesskosten
  10. Kraftfahrzeugunfall auf d. Wege zwischen Wohnung u. Arbeitsplatz bzw. auf einer Dienstreise (Polizeiprotokoll, Reparaturrechnung, Sachverständigengutachten bei Totalschaden)
  11. Arbeitgeber- oder Veranstalterbestätigung bei Geltendmachung d. Werbungskostenpauschale für Artisten, darstelltende Künstler, Bühnenangehörige, Journalisten
  1. Personenversicherungen, Bausparkassen und vermögenswirksame Leistungen
  2. Steuerberatungskosten
  3. Aufwendungen für Maßnahmen d. Berufsausbildung oder Fortbildung in einem nicht ausgeübten Beruf
  4. Besuch d. Kindes in einer staatlich oder nach Landesrecht genehmigten Ersatzschule oder allgemeinbildenden Ergänzungsschule (z.B. Walldorf-Schule)
  5. Spenden für gemeinnützige, midltätige, kirchliche, wissenschaftliche und staatspolitische Zwecke sowie kommunale Wählervereinigungen
  6. Anlage U, falls Unterhaltungsleistungen an geschiedenen bzw. getrenntlebenden Ehegatten geltend gemacht werden
  7. Rentenzahlungen und dauernde Lasten (Geldleistung, Kost und andere Sachleistungen), Verträge über Verpflichtungen beifügen
  8. hauswirtschaftliches Beschäftigungsverhältnis mit Rentenversicherungspflicht
  1. Unterstützung bedürftiger Angehöriger
    Verwandtschaftsgrad, eigene Einkünfte, Bezüge u. Vermögen d. Personen
    bei Auslandsunterstützung Heimatbescheinigung unterstützter Person in amtlich beglaubigter deutscher Sprache erforderlich
  2. Aufwendungen für eine Hausgehilfin bzw. Haushaltshilfe oder anstelle davon Nachweis der (Pflege-)Heimunterbringung
  3. Gesundheitsbedingte Aufwendungen
    Heilbehandlungskosten u. Kosten einer Geburt, soweit sie von Dritten nicht ersetzt worden sind
    Brillen, Bruchbänder, Prothesen, Schuheinlagen, Hörgeräte oder andere medizinische Hilfsmittel
    Aufwendungen d. Krankenpflege
    Kurkosten, dazu unerlässlich ein amtsärztliches Attest, falls sich keine Krankenkasse an d. Kurkosten beteiligt hat
  4. bei Pflege hilfloser Angehöriger: Schwerbehindertenausweis mit Merkmal „H“, Bescheid d. Versorgungsamtes oder Bescheid über d. Gewährung von Pflegegeld, -zulage oder Pflege
  5. Kinderbetreuungskosten bei Alleinerziehenden
  6. Kosten einer Ehescheidung (Prozess-, Gerichts- u. Anwaltskosten, falls Urteil rechtskräftig)
  7. Bestattungskosten eines Angehörigen, falls diese nicht durch den Nachlaß gedeckt sind
  8. Wiederbeschaffung von Hausrat u. Kleidung bei unabwendbarem Ereignis (Brand, Diebstahl, Hochwasser, Unwetter u.ä.)
  9. Haushaltsnahe Dienstleistungen / Handwerkerleistungen

Aufbewahrungsfristen (steuer- und handelsrechtlich)

Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus den §§ 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von 6 und 10 Jahren unterschieden.

Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen.

Die Aufbewahrungsfrist endet i.d.R. mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, falls sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.

Eine Erleichterung ist gem. § 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, soweit dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.

Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abhängigkeitsberichte 10
Ablochbelege m. Buchungsbelegfunktion 6
Abrechnungsunterlagen 10
Abrechnungsübersichten 10
Abschlagszahlungen 10
Abschlussbuchungsbelege 10
Abschlusskonten 10
Abschlussrechnungen 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen 6
Abwertungsbelege 10
An-, Ab-, Ummeldungen z. Krankenkasse 6
Änderungsnachweise d. EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Akkordunterlagen 10
Aktenvermerke 6
Angebote 6
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anlageninventare 10
Anlagenverzeichnis 10
Anlagenunterhaltungskosten 10
Anlagevermögensbücher 10
Anleihebücher 10
Anleihen 6
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 6
Anwesenheitslisten (Lohnbuchhaltung) 6
Anzahlungsunterlagen 6
Arbeitsanweisungen f. EDV-Buchführung 10
Arbeitgeberzuschusskarten 6
Aufsichtsratsvergütung 10
Auftragsbücher 6
Auftragskostenbelege 10
Auftragszettel 10
Ausfuhrunterlagen 6
Ausgangsrechnungen 10
Ausschusslisten als Buchungsbelege 10
Außendienstabrechnungen 10
Außenhandelsunterlagen 6
Auszahlungsbelege 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Bahnabrechnungen 10
Bahnfrachtbriefe 6
Bankbelege 10
Bankbürgschaften 6
Bareinkaufs- u. -verkaufsunterlagen 10
Bauantragskostennachweise 6
Baubeschreibungen 6
Baugenehmigungen 6
Baubücher 10
Beförderungssteuernachweise 6
Beherrschungsverträge 10
Beitragsabrechnungen d. Sozialversicherungsträger 10
Belege, soweit Buchfunktion
(Offene-Posten-Buchhaltung)
10
Bestandsberichtigungen 10
Bestandsermittlungen 10
Bestandsverzeichnisse 10
Betriebsabrechnungsbögen 10
Betriebskostenrechnung 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Betriebsunfallunterlagen 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen 10
Bezugskostennachweise 10
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10
Bilanzbücher 10
Bilanzkonten 10
Bilanzunterlagen 10
Börsenaufträge 6
Bons 10
Buchungsanweisungen 10
Buchungsbelege 10
Bruttoerlösnachweise 6
Bruttolohnlisten 6
Bruttolohnsammelkarten 6
Bruttolohnstreifen 6
Buchführungsrichtlinien
(falls z. Verständnis d. Buchführung erforderlich)
10
Bürgschaftsunterlagen 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Carnetunterlagen 6
Clearing-Auszüge 6
Clearing-Belege 10
Code-Pläne
(falls z. Verständnis d. Buchführung erforderlich)
10
COM-Verfahrensbeschreibungen 10
cpd-Konto 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Darlehenskonto 10
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
Darlehensverträge 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
Dauervorschüsse 10
Debitorenkonten 10
Deklarationen (Versandunterlagen) 6
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Depotbücher 10
Deputatunterlagen 6
Devisenunterlagen 6
Dokumentation f. Programme u. Systeme (EDV) 10
Doppelbesteuerungsunterlagen 6
Dubiosenbücher 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Edelmetallbestände 10
Edelmetallumsätze 10
Effektenbuch 10
Effektenkassenquittungen 10
Eichaufnahmen 6
Einfuhrunterlagen 6
Eingangsrechnungen 10
Eingangsüberweisungsträger 6
Eingliederungsverträge 10
Einheitswertunterlagen 10
Einkaufsbücher 10
Einnahmeüberschussrechnung 10
Einheitswertunterlagen 6
Einzahlungsbelege 10
Energieverbrauchsunterlagen 6
Erlösjournale 10
Eröffnungsbilanzen 10
Ersatzkassenunterlagen 6
Essensmarkenabrechnungen 6
Exportunterlagen 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Fahrtkostenerstattungen 10
Fehlerjournale als Buchungsbelege 10
Fernschreiben (Handelsbriefe) 6
Feuerversicherungsunterlagen 6
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Freistemplerabrechnungen 10
Fremdenbücher (Hotel- u. Pensionsgewerbe) 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Gebrauchsmusterunterlagen 6
Gehaltslisten 10
Gehaltsquittungen 10
Gehaltsvorschusskonten 10
Gemeinkostenverteilungsschlüssel 6
Gesamtkostenzusammenstellungen 6
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe 6
Geschenknachweise 6
Gesellschaftsverträge 10
Gewährleistungsverpflichtungen 6
Gewerbesteuerunterlagen 6
Gewinnabführungsverträge 10
Gewinn- u. Verlustrechnung 10
Gewinnfeststellungen 6
Grundbücher 10
Grundbuchauszüge 6
Grundlohnlisten 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriftsanzeigen 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 10
Handelsbilanzen 10
Handelsbriefe 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptbücher u. -karteien 10
Hinterlegungsscheine 6
Hypothekenbriefe 6
Hypothekenpfandbriefe 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Importrechnungen 10
Importunterlagen 6
Inkassobücher 10
Inventare als Bilanzunterlagen 10
Investitionsabrechnungen 6
Investitionszulageunterlagen 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Jahresabschlüsse 10
Jahresabschlusserläuterungen 10
Jahreskontoblätter 10
Journale 10
Jubiläumsunterlagen 10
Jubilarfeierunterlagen 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Kalkulationsunterlagen 6
Kantinenunterlagen 10
Kapitalerhöhungsunterlagen 6
Kapitalverkehrsteuerunterlagen 6
Kassenberichte 10
Kassenbücher, -blätter 10
Kassenzettel 6
Kaufverträge 6
Kilometergeldabrechnungen 10
Konnossemente 6
Konsignationsunterlagen 6
Kontenpläne 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Kontokorrentbücher 10
Konzernabschlüsse 10
Kostenartenpläne 10
Kostenstellenpläne 6
Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6
Kreditorenkonten 10
Kurssicherungsunterlagen 10
Kurzarbeitergeldanträge 6
Kurzarbeitergeldlisten 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Ladescheine 10
Lageberichte (auch f. Konzerne) 10
Lagerbuchführungen 10
Leasingunterlagen 6
Leergutabrechnungen 6
Lieferscheine 10
Liquidation einer GmbH (Bücher u. Schriften) 10
Lizenzunterlagen 10
Lohnbelege 10
Lohnlisten 10
Lohnsteuerunterlagen 10
Lohnvorschusskonten 10
Luftfrachtbriefe 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Magnetbänder m. Buchfunktion 10
Mahnbescheide 6
Maklerschlussnoten 6
Materialabrechnungen 10
Materialbeanstandungen 6
Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 10
Montageversicherungsakten 10
Mutterschaftsgeldunterlagen 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Nachnahmebelege 10
Nachkalkulationen 10
Nebenbücher 10
Nettolohnlisten 10
Nutzflächenermittlung 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Obligationen 6
Organisationsunterlagen d. EDV-Buchführung 10
Orderpapiere 6
Organschaftsabrechnungen 10
Organschaftsverträge 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6
Patentunterlagen 6
Pensionsrückstellungsunterlagen 10
Pensionszahlungen 10
Pfändungsunterlagen 10
Pfandleihbücher 10
Portokassenbücher 10
Postaufträge 6
Postscheckbelege 10
Preislisten 6
Preisvereinbarungen 6
Privatentnahmebelege 10
Proteste (Scheck/Wechsel) 6
Protokolle 6
Provisionsabrechnungen 10
Prozessakten 10
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Qualitätsberichte 6
Quittungen 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Rechnungen
(Offene-Posten-Buchhaltung)
10
sonstige Rechnungen 10
Rechnungsabgrenzungsermittlungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Repräsentationsaufwendungen 10
Rückstellungsunterlagen 10
Rückwareneingangsjournale 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Sachanlagenvermögenskarteien 10
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Saldenbestätigungen 6
Schadensunterlagen 6
Scheck- u. Wechselunterlagen 6
Scheckbestandsaufnahmen 10
Schriftwechsel 6
Sicherungsübereignungen 6
Skontounterlagen 10
Sondergutschriften 10
Sozialpläne 6
Sozialversicherungsbeitragskonten 6
Sparprämienanträge 6
Speicherbelegungsplan b. EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen 6
Steuerrückstellungsberechnungen 10
Steuerunterlagen (soweit f. Finanzverwaltung bedeutsam) 6
Stornobelege 10
Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Telefonkostennachweise 10
Teilzahlungsbelege 6
Testate als Bilanzteil 10
Transportschadenunterlagen 6
Transportversicherungsanmeldungen 6
Trennungsgeldermittlungen 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Überstundenlisten 6
Überweisungsbelege 10
Umbuchungsbelege 10
Umsatzsteuervergütungen 10
Umwandlungsbilanzen 10
Umwandlungsunterlagen 6
Unfallversicherungsunterlagen 6
Unternehmerlohnverrechnungen 6
Urlaubslisten f. Rückstellungen 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Valuta-Belege 10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verfrachtungsaufträge 6
Verkaufsbücher, -journale 10
Verkaufsbelege 10
Vermögensteuerunterlagen 6
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen 6
Verpfändungsunterlagen 10
Verrechnungskonten 10
Verrechnungspreisunterlagen 10
Versand- u. Frachtunterlagen 6
Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen 6
Versteigerungsunterlagen 6
Verträge 6
Vertreterunterlagen 6
Vertreterverzeichnisse 10
Verwahrungsbücher f. Wertpapiere 10
Viehregister 10
Vollmachten (Urkunden) 6
Vollständigkeitserklärungen 10
Vorauszahlungsbelege 10
Vorschusskonten 10
Vorschusslisten als Buchungsbelege 10
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Währungsforderungen 10
Warenabgabescheine 6
Warenbestandsaufnahmen 10
Wareneingangs- u. -ausgangsbücher 10
Warenverkehrsbescheinigungen 6
Wechsel 6
Wechselobligolisten 10
Weihnachtsgratifikation 10
Werbekosten (Belege) 10
Werksrentenanträge 6
Werkstattabrechnungen 10
Werkzeugkosten (Belege) 10
Werkzeugregister als Inventar 10
Wertberichtigungen 10
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10
Wildhandelsbücher 10
Wohnungsbauunterlagen 6
Belegart Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Zahlungsanweisungen 10
Zahlungsträger 10
Zeichnungsvollmachten 6
Zessionen 6
Zinsabrechnungen 10
Zinsberechnungsunterlagen 6
Zinsstaffeln 6
Zollbelege 6
Zugangsbelege 10
Zuschüsse d. Arbeitgebers 10
Zustellungsquittungen 6
Zwischengewinnermittlungen 10

Inventuranweisung

Hier finden Sie einen Überblick über die Inventurverfahren sowie Planung, Vorbereitung und Durchführung der Inventur.

  • Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag
    Das Inventar ist zum Ende eines jeden Geschäftsjahres aufzunehmen. Das Ende des Geschäftsjahres bezieht sich auf den Bilanzstichtag, d. h. auf den Ablauf dieses Tages. Wenn kein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr besteht, ist dies der 31. Dezember.
  • Ausgeweitete Stichtagsinventur
    Da oft eine Aufnahme am 31. Dezember nicht praktizierbar ist, ist es möglich, die Inventur kurze Zeit vor oder nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Hierbei ist eine Zeitspanne von 10 Tagen vor und nach dem Bilanzstichtag zulässig.

Andere Inventurverfahren
Zeitlich verlegte Inventur
Inventur kann an einem Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, wenn durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag sichergestellt ist. Die Fortschreibung kann nach der folgenden Methode vorgenommen werden, wenn die Zusammensetzung des Warenbestands am Bilanzstichtag nicht wesentlich von der Zusammensetzung am Inventurstichtag abweicht:

Körperliche Inventur 30. November, Wert 220.000 Euro
+ Wareneingang 1. bis 31. Dezember 70.000 Euro
./. Wareneinsatz 1. Bis 31. Dezember 90.000 Euro

Inventur-/Bilanzwert 31. Dezember 200.000 Euro

Permanente Inventur
Eine körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag kann unterbleiben, wenn der Bestand für diesen Stichtag nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern festgestellt werden kann. Dabei ist allerdings mindestens einmal im Wirtschaftsjahr der Buchbestand durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen.

Stichprobeninventur
Das Vorratsvermögen (Art, Menge, Wert) kann auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden.

Dieses Verfahren gelten nur bei einer lückenlosen Lagerbuchführung.

Zeitliche und räumliche Vorbereitung

  • Alle Lagerplätze und –orte sind aufzunehmen und für jeden Ort ein verantwortlicher Inventurleiter zu bestimmen.
  • Die einzelnen Aufnahmebereiche müssen so gegeneinander abgegrenzt sein, dass keine Überschneidungen und Lücken auftreten.
  • Der Inventurstichtag ist festzulegen. An diesem Tag sollte der Betrieb ruhen.
  • Die Lager sollten für diesen Tag aufgeräumt und übersichtlich geordnet werden.
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse und Waren sollen getrennt voneinander angeordnet werden, so dass sie in Gruppen aufgenommen werden können.
  • Es muss sichergestellt werden, das diese Vorratsarten, die an verschiedenen Orten lagern, nachher für die Bilanz zusammengefasst werden.
  • Noch vor Bilanzstichtag auszuliefernde Ware bzw. nach Bilanzstichtag eingegangene Ware sollte getrennt voneinander gelagert werden und entsprechend gekennzeichnet werden
  • Fremdbestände und Kommissionsware sind ebenfalls getrennt zu lagern und zu kennzeichnen.
  • Es sind Inventurlisten bzw. Inventurzettel mit Durchschlag zu beschaffen.
  • Die Inventurzettel sind durchzunumerieren und an die Inventurleiter auszugeben. Die Ausgabe ist zu kontrollieren und zu kommentieren.

Personelle Planung

  • Es ist für jeden Lagerort ein verantwortlicher Inventurleiter zu bestimmen.
  • Der Inventurleiter hat Zählteams zu bilden, die aus einem Ansager und einem Schreiber bestehen.
  • Die Zählteams sind über die Inventurdurchführung genau zu unterrichten, insbesondere über Gliederung der Arbeitsbereiche, zeitliche
  • Anordnung der Arbeiten, Listenbehandlung und Kennzeichnung der Objekte, Aufnahmetechnik
  • Der Inventurleiter hat die Inventurzettel an die Zählteams zu übergeben und sie zu kontrollieren und zu kommentieren.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Listen nicht mit Bleistift geschrieben werden und keine Freizeilen gelassen werden.
  • Auf den Aufnahmeblättern sind folgende Eintragungen vorzunehmen: Lagerort, Artikelnummer oder andere geeignete Identifizierung,
  • Artikelbezeichnung, Menge, Mengeneinheit (Stück, Kilogramm, Liter)
  • Auf die durchlaufende Numerierung der Aufnahmeblätter ist zu achten.
  • Die Vorräte sind in der Reihenfolge ihrer Lagerung aufzunehmen.
  • Es ist sicherzustellen, dass während der Aufnahme keine Lagerbewegungen stattfinden.
  • Der Ansager hat laut vorzuzählen und der Schreiber die korrekte Zählung zu überwachen.
  • Nach Zählen, Wiegen, Messen ist die Ware durch Markierung mit Kreide, Klebezettel zu kennzeichnen, um Doppelzählungen oder Auslassungen zu verhindern.
  • Die Eintragungen haben an Ort und Stelle zu erfolgen.
  • Schlecht gängige Ware, verderbliche Ware oder alte Güter sind entsprechend in der Aufnahmeliste zu kennzeichnen.
  • Bei unfertigen Erzeugnissen ist der Fertigstellungsgrad zu vermerken.
  • Ansager und Zähler haben die Inventurzettel zu unterzeichnen.
  • Bei starker Abweichung des Inventurwertes vom Buchbestand sollte der Aufnahmeleiter eine Kontrollzählung durchführen.
  • Alle Inventurlisten sind vollständig an den Inventurleiter zurückzugeben. Dieser hat den Rücklauf und seine Vollständigkeit zu kontrollieren.
  • Bewertung
    Fremdkäufe sind mit ihren Anschaffungskosten, unfertige und fertige Erzeugnisse mit ihren Herstellungskosten zu bewerten. Die Anschaffungskosten sind aus den entsprechenden Eingangsrechnungen abzuleiten. Dabei sind Anschaffungsnebenkosten wie Fracht, Transport, Zoll hinzuzurechnen und Anschaffungskostenminderungen wie Skonto, Rabatt abzuziehen. Sind die Anschaffungskosten am Bilanzstichtag gesunken, sind diese maßgebend. Die Herstellungskosten sind aus der betrieblichen Kostenrechnung nach handels- und steuerrechtlichen Gesichtspunkten zu entwickeln.
    Für nicht gängige oder veraltete Ware ist ein Bewertungsabschlag zu machen. Nach Fertigstellung der Inventurlisten sind alle Unterlagen auf rechnerische Richtigkeit zu überprüfen.
  • Ausweis
    Die Vorräte sind getrennt nach Rohstoffen, Betriebsstoffen, Hilfsstoffen, Unfertigen Erzeugnissen, Fertigen Erzeugnissen und Waren für die Bilanzaufstellung zusammenzustellen.
  • Aufbewahrung

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